第十一章会议总结和评估学习目的

    1.会议主办者评估

    经常主办会议的组织通常在自身内部有专门的部门来负责会议评估工作，例如主办者可能会把评估工作交给自己的人力资源部门负责；或者在举办会议期间，组织专门的评估小组，负责会议的评估工作。

    2.外包给专业公司评估

    这样做的成本比较高，专业公司可能需要从策划阶段开始参与会议的整个过程，同时要在会议过程中做一些现场的工作。

    无论是自评还是外包，都有以下类型的会议评估参与者：策划委员会，指导委员会，与会者，发言人，承办者，秘书处，会议地点工作人员，服务供应商，参展商（如果会议中包括展览的情况下）。

    对于上面所列的评估项目，并不是每个参与者都必须对所有的评估项目发表意见。例如策划委员会不必对指导委员会发表意见，因为后者开始行使职能的时候，前者的工作已经结束了。与会者通常不对承办者做出评估，除非他们在会议过程中经常接触到他。会议地点的工作人员通常不需要对主体相关性做出评估等等。

    四、会议评估的方法会议评估的方法则是解决“怎么评？”的问题，方法很多，这里主要介绍两种：

    1.问卷评估

    最常见的评估方法是使用问卷的方式，在设计问卷的时候要注意以下问题：

    (1)对于不同的参与者必须设计不同的问卷内容，对于不同的评价项目应设计不同的问卷形式和内容。

    (2)在封闭型问卷中，回答者通常只能选择“是”或“否”，最好不要使用如“不知道”、“不清楚”等这类选项。封闭型的问卷还可以使用不同程度的选项，如从“精彩”到“极差”，为回答者提供彼此没有重叠的选项，通常设置偶数个选项（一般4个或6个），以防回答者选择最中间的选项。

    (3)开放型的问卷要求回答者写出答案，这可能需要时间，有些回答者可能不愿意投入太多的时间，或者表达上有困难，这时可以结合两种问卷一起使用。

    (4)不同的会议要突出不同的评估重点，通常要根据会议的类型、内容、规模等方面来考虑评估的重点。

    2.采访评估

    评估的另一种方式是使用采访的手段，既可以是在决定时间提出正式的问题，也可以采用开放型的采访，使用比较宽泛的问题。这种采访需要经验丰富的采访者，而且需要大量的时间，不过可以得到一些与问卷不同的数据。有些与会者喜欢采访的方式，这样可以充分表达自己的观点。但没有必要采访所有的与会者，而且使用一些技巧就可以得到足够的样本。

    值得注意的是，对于小型会议可以采用问卷或从所有的回答者那里收集数据的方法，但对大型会议的评估来说，要采访或者要求所有的与会者做出评估，是不大可能的事，所以在这种情况下要运用一些取样的技巧。大型会议可以用问卷来收集数据，但在分析结果中应该显示出回收的问卷与全体评估人群之间的比例。

    五、会议评估的程序会议评估的程序是将评估方法的步骤分解，是“怎么评？”的具体细化。具体步骤如下：

    1.确立评估目标

    会议评估的主要目标是了解会议举办的效果和效益。在进行会议评估时应该根据会议举办的目的确立评估的具体目标和主要内容，并依据评估目标的主次，排列优先评估内容或重点评估的次序。并不是每个会议都需要对12—1中所列的评估项目进行评估的。

    2.选择规范的评估标准

    评估时应该根据会议举办目的确定会议评估标准的主次并使其规范化。评估标准的规范化是指评估标准必须明确、客观、具体、协调和统一，也就是明确评估标准的主次、重心，客观地制定切合实际的评估标准，量化评估标准，使之具体化、可操作性强。评估标准之间必须协调并能长期统一，使评估结果更为准确。

    3.策划评估方案

    任何形式的评估都需要一定的预算，所以在制订方案的同时，要考虑到评估所需的预算的大致范围，以便权衡方案所能带来的机会和局限。有些小型会议，可能没有必要采取大规模的消耗资金的评估方案；有些分配给会议评估的预算可能比较少，因为评估结果到会议结束之后才能得出，而评估对会议本身不会产生任何影响，所以承办者有时可能不愿把足够的资金投放在上面。所以要根据具体的会议采取具体的评估方案。制定评估方案应包括以下内容：

    (1)根据评估项目、对象和方法制定评估方案，明确人员分工，安排各项必要措施。

    (2)设计制作各种测评问卷及情况统计表，如参展商问卷调查表、观众问卷表和展览会举办情况统计表等。

    (3)小范围预测，修改测评问卷。

    (4)对测评人员进行培训，考虑测评中的困难及问题，制定防范措施。

    4.实施评估

    进行评估的时间将影响到反馈的情况。对于评估时间的选择要视不同情况而定。如果评估的目的是看与会者是否从会议中有所收获，那么评估就要等与会者有足够的时间将从会议中得到的收获应用于实践之后才能进行，这就要求做些会议的后继跟踪服务工作。如果评估的目的是想知道与会者是否在会议中得到了乐趣，就应该在会议结束后立即要求他们提供反馈信息。

    对于公司主办的会议，参与会议评估可能是命令性的，但对于协会组织主办的会议和公众大会来说，必须采取一些激励措施来吸引他们参与评估。各场会议的介绍者或会场管理者可以经常提醒与会者填写评估表格；或者可以在与会者交还表格的时候得到抽奖彩票，会议结束的时候将举行抽奖；还可以在与会者参与评估后赠送一份小礼品。

    对于小型会议，可以安排一名或几名会场管理者或职员在会场的各个出口在与会者退场时收集评估表格。另一方法是在会场或大厅中设立回收箱。一般而言，评估表格可以包括在与会者材料包中，在各个会场现时发放，或者在与会者注册时发放。

    在会议评估中要注意的细节问题：

    (1)在会议结束时当场收回评估表格有一个重要的缺点：对会议不满的与会者可能在对其作出评估前就已经离开会场了。这样，他们的不满就没有被算入评估数据中，从而得到了扭曲的评估结果；在会议结束几天或几周后再请与会者提供反馈意见就要求他们进行回忆，而会议结束后发生的许多事情可能使他们很难回想起某场具体的会议，也就无法对其作出评估。另外，回答者可能根据自己的主观感觉对各场会议作出评估。相比较而言，可能还是在会议结束后立即请与会者提供反馈意见比较好，即使这样可能使他们的意见受到光环效应的影响。

    (2)有些与会者在会议进行的中途才来到会场，所以他们的反馈意见可能不如参与整场会议的与会者的意见那么有价值。为了与这些与会者区分，需要做的工作不仅仅是提供足够的评估表格，而应将这些表格进行不同的处理。

    5.评估数据分析

    有关评估的工作人员应将收集到的数据整理，并加以分析。有时候会议的主办方和承办方也应该一起参与评估结果的分析，因为评估的结果能为他们带来重要的参考作用。数据分析时可以结合定量的和定性的分析方法，一些结果可以用图表或表格表示出来，可行的话也可以用统计学加以分析。通过对数据的分析研究，找出会议中存在的问题。

    会议评估反馈的两个主要用途就是总结本次会议，以及为以后的会议提供参考。同时，在会议总结中，还需要考虑横向和纵向的比较总结。所谓横向的总结，是指同类主题，在不同地点召开的会议之间的比较；所谓纵向的总结，是指和历届同类会议之间的比较。根据评估所得的数据之间的差异，可以更好地总结本次会议的收益得失，从而更好地指导下一届会议的策划与管理工作。

    6.后继工作

    后继工作或者说是跟踪服务，主要形式有直接邮寄、电话回访、个人拜访等。直接邮寄主要是邮寄一些会议评估的总结资料，以及下届会议的信息材料；电话回访、个人拜访只是针对一些重要的与会者的。做好后继工作，可以更好地总结会议工作，并为下一届的会议召开做好准备。

    案例：“光环效应”

    资料来源：（美）伦纳德·纳德勒.成功的会议管理-从策划到评估.对于单场会议，如果在与会者还没有离开会场前立即进行评估可能受到“光环效应”的影响，数据反映出的更多是与会者对会议的感觉，而不是从会议中得到的收获。发言人可能在会议上讲了有趣的故事或者使用了具有喜剧性的视听设备，从而使与会者受到热烈气氛的感染。虽然评估表格可以用比较慎重的措辞来尽量减少这种影响，但是与会者的回答还是更倾向于他们当时的主观感觉。如果在某场会议后一天或几天再进行评估时，与会者可能做出完全不同的回答。这时与会者感觉将在某种程度上被对会议主题的客观看法所取代，他们的反馈可能仍然是正面的，但其中的原因已经不同了。

    思考：会议评估时间对评估结果有何影响？类似的影响因素还有哪些？

    复习思考题：

    1.简述会议评估的概念。

    2.简述会议总结工作的主要内容。

    3.简述会议评估的原则。

    4.会议评估有哪些内容？

    5.会议评估的主体包括哪些？

    6.会议评估常用方法有哪些？

    7.会议评估的程序是怎样的？

    8.会议评估实施过程中需要注意哪些细节问题？