第十一章会议总结和评估学习目的

    通过本章的学习，了解关于会议评估的相关概念，评估所使用的方法，评估工作的实施过程，实施过程中应该注意的具体事项。www.Pinwenba.com

    主要内容

    ●会议总结

    会议总结与评估；客户回访；表彰会

    ●会议评估

    会议评估原则；会议评估内容；会议评估主体；会议评估方法；会议评估程序

    会后总结是会议管理工作的组成部分，总结的作用是统计整理资料，研究分析已做过的工作，为未来工作提供数据资料、经验和建议。会议的评估工作包括：会议主题同与会者的关联度；会议内容是否多元化；会议结构；与会者的参与度；会议设施的使用情况；会议整体议程结构的安排；会议取得了多少实质性进展；同预期效果相比，还存在哪些差距；其他与会者的反应。因此，总结评估对经营和管理有着重要意义和作用。

    第一节会议总结

    这一阶段的主要工作包括：会议总结与评估，客户回访和感谢相关人员。

    一、会议总结与评估

    会展管理

    会议一旦结束，应该立刻进行总结评估。可以根据调查与会人员对场地、进程和人员的适宜性和有效性的感觉来获取反馈信息，这些信息对于分析会议成功与否起着关键作用，对计划将来的会议也很有帮助。在评估过程中可参照如下信息：数量信息(Quantitive Information)，质量信息(Qualitive Information)，与会者人数，出席统计，财政报告与账目，收支平衡表，与会者感觉，调查表，采访记录，工作人员回馈，管理笔记与评论，社会影响分析，社会收益平衡表。

    一般会后总结分三部分： （1）从筹备到开会中的各项工作总结； （2）效益分析和成本核算； （3）本项目市场调查，如本次会议在市场同类项目中所占的市场份额、优劣势比较、竞争情况等。

    评估工作的作用和意义在于判断已做过的所有工作的效率和效果，并为提高以后工作的效率和效果，提供依据和经验。目前在国外，有许多专业的服务公司，如顾问公司、评估公司等，专门为会议主办单位提供评估服务。主办者投入了相当多的人力、物力和财力进行筹备工作，每次都会有很多宝贵的经验和教训，所以，对会议进行系统地评估，如成本效益的评估、宣传质量效果的评估、主办单位是否具有预计号召力的评估等，将有利于我们发现问题、改进工作和提高效率。在下一节中，我们专门介绍会议评估内容。

    二、做好客户回访工作会议结束不久，与会代表对会议的印象仍在记忆中，如果此时抓住机会，深入与客户发展关系就容易多了。记忆是印象的延续，印象是在会议上留下的，记忆是在跟踪服务工作中加强的。跟踪服务做得越早，效果就越明显，如果在会议闭幕后不迅速联系，目标客户就会失去在会议上产生的热情，这也就意味着将失去这些客户，因此要做好客户回访工作。

    三、召开总结表彰会做好感谢工作，对象是所有的会议参加者、重要的支持单位、合作单位以及曾给予大力支持的媒体，都应该给予感谢。对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至通过宴请方式表示谢意。

    表彰会议服务人员。会议服务是一项复杂的系统工程，会议公司、酒店等各部门都可以开展表彰工作。

    做好媒体跟踪报道，主要是对会议进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩大会议的影响，如会议的各类统计数据包括：会议参加人数、专业含量和观众的反馈意见等。

    第二节会议评估

    评估就是收集与特定目标相关的信息及类型的活动。评估的目的是找出发生了什么，每个会议都需要进行某种形式的评估。

    通过会议评估，会议承办者可以了解会议举行的大致情况，即会议进行得如何，与会者从会议中得到了什么收获？通过评估所得到的各种信息和数据，可以找出会议策划中的问题，为以后会议的管理实践提供指导。

    一、会议评估的原则评估原则是会议评估工作的总纲，是一些基本要求。

    1.实事求是的原则

    会议评估必须从实际情况出发，反映真实情况。如果评估过程中失去了真实性，就失去了评估的最初意义。

    2.客观公正的原则

    这要求参与评估的人员以实事求是为前提，对自己所参与的评估项目做出客观公正的判断，使得评估工作更具意义。

    3.成本效益的原则

    会议评估的策划必须要考虑成本和效益这两个问题。开展评估工作时要考虑到具体的会议，选择适合的评估方案。

    4.规范化的原则

    会议评估方案的制定，评估工作的实施，信息和数据的收集整理过程必须规范化，以保证评估结果能更好地反映真实情况。

    二、会议评估的内容评估内容也就是评估的客体，解决“评估什么”的问题，表现为一系列的评估项目。由于会议管理涉及的内容较多，所以会议评估的项目也非常宽泛，不同的评估内容能够带来不同的评估效益。

    1.主办者和承办者

    对会议主办者和承办者的评估可以得到关于其表现的有价值的反馈信息。会议的成功并不能完全说明承办者的表现，承办者可能举办了一次成功的会议，但是却付出了大量的成本和社会关系作为代价。另一方面，承办者可能出色地完成了自己的工作，但却发生了一些在其控制之外的恶性事件，如会议地点工作人员的收费等。对其进行评估可以更好地发挥领导作用。

    2.会议主题相关性、目标明确性和整体策划

    与会者在会议主题相关性方面的反馈意见将对以后会议主题的策划有很大帮助。对会议目的明确性的评估有利于制定以后会议的目标。对整体策划的评估是一个重要的评估内容，涉及会议举办的时间、会议的长度、会议的流程是否合适等问题。

    3.会议地点

    会议地点的选择往往会影响与会者的参与度，会议地点的物质条件——设施、环境和工作人员，对会议的成败起着关键作用。评估时需要考虑的问题是，饮食服务是否令人满意？住宿条件是否满意？会议地点的工作人员是否对与会者有帮助？这个地点是否适合本次会议？

    设立指导委员会的目的是为了给会议承办者在会议进行过程中提供一个反馈机制，并在需要对会议策划进行改动的时候，使承办者能有一些与与会者一同商议的机会。指导委员会只对多日会议有用，因为在这些会议上，有可能需要对会议策划做出一些改动和调整。其成员在会议开始前就确定，而且是由一些在主办组织中占有突出地位的与会者组成的

    指导委员会的成员是否对自己的职责有所准备？他们在会议过程中做出了哪些决定？他们是否得到了来自与会者的推荐？他们与承办者合作得如何？

    4.市场宣传

    市场宣传的评估可以知道哪些市场策略是有效的，哪些是无效的，以及直接邮寄材料或在印刷媒体中做广告的有效性，并从与会者和服务提供商那里得到一些关于以后会议宣传的有益建议。

    5.公共关系

    通过会议期间的采访次数和新闻数量来判断公关工作的效果有一定的道理，但是还应该对所有的公关工作进行全面的评估，并提出一些改进的意见。评估中可以涉及的问题包括：媒体人员是否参加了会议？媒体对会议的接受情况如何？公关活动中是否有发言人和与会者参加？

    6.会议预算

    对会议预算的评估是一个重要的项目。预算与实际开销之间的差距值得人们仔细地研究、分析和解释。评估中要考虑差距如何产生，以及预算是否考虑到了所有项目的开销等问题。

    7.发言人

    在每场会议结束后，与会者可以对发言人的发言进行评估。如表11.2是一份设计简短、具体而且容易填写的评估问卷。

    表11.2会议评估问卷示例

    会议编号发言人

    1.发言人的讲话：（请选一处划勾）

    精彩很好一般很差

    2.会议的目的是否明确？是否

    3.会议是否达到了目的？是否

    4.你是否推荐再次安排类似会议？是否

    5.评论8.会议交通

    在对会议交通进行评估时要涉及两个问题。第一是往返会议的交通。第二是在会议过程中可能的短途交通。如果会议提供了任何形式的交通服务，那么就可以在评估中提一些相关的问题。比如交通服务安排得如何？交通服务是否与会议公布的日程紧密相关？运送服务的质量如何？哪些需要的交通服务没有被提供等等。

    展览有的时候是会议的一个重要部分，对其进行评估也是十分必要的。与会者可以就展览与会议以及他们需求的相关性做出评价。参展商也应该有机会向会议承办者提出反馈意见，因为以后的会议可能还要与他们联系。对展览的评价可以考虑的问题有：展览的地点在哪里，是否方便与会者到达？与会者是否对展览予以关注？展览与会议的整体策划有什么联系？

    三、会议评估的主体所谓会议评估主体，就是要说明清楚评估工作“有谁来做？”常见的做法有以下两种：
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