第四章会展场馆和设施设备管理学习目的

以社会化运作。通过与物业管理公司签订合同的方式把这方面的基础工作分出去，很符合专业化管理的要求。而且，由于展览活动的季节性强，在服务资源提供和配备方面应考虑使用率的周期性，这种方式能够有效地控制人力和物力成本。场馆环境管理的内容主要有：

    1.建筑物保护工作

    这项工作一般由展览中心物业管理公司全权负责。平时要搞好建筑物的维护保养工作，如随时检查建筑的外观、墙面等是否完好。在布展时，要禁止任何可能破坏展馆房屋本体完整、影响展馆展览环境的施工和使用行为。例如：在网架杆件上悬挂重物；在地面或墙面上打洞、喷涂；随意搭广告牌；在玻璃幕墙、防火门及其他内装修表面张贴广告等等。参展商、施工装修单位及观众有义务爱护、保护好展览中心的一切构筑物、管道、幕墙、道路、地面等。

    2.清洁工作

    展览会布展、撤展期间的标准展位和公共区的清洁工作一般由展览中心负责，特装展位的清洁由参展商自行解决。展览开展期间，参展商应保持展位内的清洁，并将垃圾倒入指定的垃圾箱内，展览中心负责清运垃圾和展馆公共区的清洁工作，同时提供展位内按面积清洁的有偿服务。撤展期间，有特装的参展商须将其展位内的特装材料一并撤除，或向展览中心缴纳相应的垃圾清运费，由展览中心派人清洁。在规定时限内，展位内未撤除物品将作为无主物品处理。

    3.安全保卫工作

    展览活动中人员众多，安全隐患大，展览环境的安全性是极其重要的考虑因素。展览中心一般会提供展馆基本安全保卫工作，以保障展览活动的安全环境和良好秩序。展厅内严禁动火焊接，严禁携带和展出各种危险物品；所有展台、展品、广告牌的布置不得占用消防通道及安全疏散通道，不得影响消防设施的使用；展馆展位装修所用的材料必须进行防火阻燃处理；布展时的包装物品等可燃材料应及时清出馆外，存放在指定的安全场所；特装展位的搭建按规定不得超高；广告牌的搭建必须牢固可靠，符合安全要求；展商在展期内要妥善保管各人的提包、现金、手机、证件等贵重物品，不得随意丢放在展位上；若发生燃、爆等突发事件，要保持冷静，服从公安、保卫人员指挥，尽快疏散到厅外等等。

    4.环境保护工作

    展览活动并不环保，大量的物料往往在短短数日的活动后便被丢弃，除了浪费资源外还使处理废物的支出增加了。展览中心应保持场地的清洁及适当的废物处理能力，提倡分类处理废物，尽量增加废物循环再使用的机会。应该制定措施，限制不环保物料在场馆内使用。另外，布展、开展、拆展期间严禁乱扔废弃物、杂物，严禁倾倒污水、污油等污染环境的行为；严禁把垃圾、塑料袋及烟头等物投入到地面线槽、地下消火栓及厕所便坑、便池内；严禁在除指定区域外的其他地方随便吸烟；严禁践踏绿地、破坏或采折花草、树木；严禁随意停放车辆和鸣号；严禁在公共绿地、道路上随意摆放杂物。

    总的来说，要搞好场馆的环境管理，值得强调的有三点：首先，需要展览中心通过严格的规章制度来落实各项管理工作；其次，展览中心要与展览主办方和各个参展商通过合同的方式明确各方在环境管理上的义务；最后，要加强宣传，争取广大观众的配合。

    第三节会议中心管理

    和展览中心一样，会议中心的管理也是会展管理的重要内容，只不过会议中心更需要从定义着手加以认识。

    一、会议中心的概念和类型关于会议中心的概念，认识并不一致，这里我们做如下梳理。

    1.会议中心的概念

    会议中心是主要为各种会议活动提供专门场地、设施设备和服务的场所。它一般以承办接待国际、国内会议及展览等其他大型活动为主要经营项目。一般来说，会议中心具有最新的视听和通信技术装备，能够提供专业的会议视听服务，并且还配套提供餐饮、商务、信息咨询、票务、旅游等服务，以及视听、办公等设施设备的出租服务。

    和展览中心一样，会议中心的建设也需要结合区域经济的发展和特定市场的容量，不能一窝蜂地盲目上马。兴建会议中心是投资巨大的项目，如果因市场不够大而造成了会议设施的长期闲置，其代价是十分高昂的。很多情况下，会议中心也会成为同时包括展览功能的“会展中心”。虽然展览和会议活动有比较大的联系，但在建设时仍要考虑在区域内是否会造成重复建设。

    2.会议中心的类型

    会议中心是一个相对比较新的概念。尽管各个会议中心在范围和目标市场上不尽相同，还是可以大致分为4种基本类型：

    (1)行政人员会议中心。比较专业地提供专门的会议场地和各种设施设备，以及餐饮、住宿等服务。

    (2)度假式会议中心。除提供正常的会议设施设备外，还配置了多种娱乐设施。一般坐落于风景优美的地区，能较好地满足与会者休闲的需要。

    (3)附属式会议中心。与另一个实体相连接，如饭店的侧楼。

    (4)无住宿式会议中心。不具备睡房条件。

    虽然会议中心也是从饭店会议设施发展而来，但从会议场地和设施设备等硬件条件来看，会议中心在设计上与一些饭店中所提供的会议设施是有区别的。不少饭店也将接待会议作为经常性业务，但其硬件条件还是有所欠缺。如，固定式会议室多，多功能厅少，这就不易满足会议主办方对不同铺台形式的需求；会议厅、室大小配套搭配不够，往往无法承接某些对场地要求特殊的会议；没有能力提供某些先进的视听设备；会议厅门口没有配套的衣帽存储设施等等。

    而以接待会议为主要业务的会议中心，一般都拥有大小配套的多个会议厅，并且拥有多个使用灵活的多功能厅。大型会议厅还有与之配套的可同时容纳几十人的卫生间，有能供几百人同时存放衣帽的衣帽柜。由于许多大会安排的是全天会议，会议室的设计特别讲究耐用和舒适，灯光、空调等完全适合会议活动的需要，最突出的是配备了大量通用的现代化视听设备。其他餐饮、客房服务也都主要围绕会议活动的特点，能够很有针对性地满足会议团体的需要。例如，客房通常很宽大并且配有工作间和书房；餐厅常常提供灵活性很大的自助餐等等。

    二、会议中心规划管理同展览中心一样，会议中心也要注意合理规划，一般要注意以下内容。

    1.选址和建设

    会议中心一般应该规划在交通便利的地区，使与会者能够方便地到达机场、地铁站、客运站等地方。度假式会议中心强调会议场地周围有优美的环境。如果是独立的会议中心，要考虑周边有无配套的饭店来提供足够的餐饮、住宿等服务。

    会议中心建设中要引入环保概念，尽量减少人为建筑对环境所造成的能源负载与破坏。这就要求会议中心的建设规划中要对绿化指标、日常耗能指标等都要加以考虑，并尽量使用无污染的建筑材料，设置高效率的电器设备，建立完善的废弃物处理系统。

    2.内部规划

    在会议中心内，一般应划分出独立的会议区域，把会议区和餐饮等其他区域分开。尽量使会议室避开繁忙吵闹的地方，以便把干扰降到最低点，确保会议的效果。商务中心和会间休息区要靠近会议室，提供方便的服务。关于餐饮、客房以及其他服务区域的场地规划可以参见一般饭店的场地规划，本书在此仅详细叙述会议区域的场地规划和管理。

    要使得会议空间得到充分的利用，为会议团体提供舒适的环境，会议中心必须适当地规划会议室的空间。主要考虑的内容如下：

    （1）会议室面积

    会议室一般要大小规模俱全，大到可以容纳几千人的会议厅，小到可供几个人使用的贵宾洽谈室，以容纳不同规模的会议团体。对于某个特定的会议活动，确定合适的会议室面积时要考虑的因素有：预期出席人数、布局、所需视听设备数量和种类、放置衣架及资料的空间等等。另外，会议中心应该设有一些可以使用气墙或折叠隔离门进行拆分的会议室，这类会议室具有很大的灵活性，比较适用于有分组活动的培训类会议。

    会议中心向外界提供的促销材料中应该附有清晰的会议室平面图，并保证数据的准确性。比例图上应该标明会议室的尺寸、天花板高度、各种最常用布局下的客容量，还有门、窗、柱子、电梯、电源插口和阻碍物等细节。因为诸多因素的影响，会议室的实际可用面积比较难于测算。为了解决这一问题，专业会议管理协会（PCMA）开发出一种方案，通过复杂的激光设备对会议室的规格和容量进行实地测量，然后用计算机软件绘制出十分精确的会议平面图，以此确定布置空间的大小。会场方可以先用该图纸自行进行演示。会议室空间一旦经过认证，会场方就获准在促销材料上使用该图纸，并且可以使用PCMA的印章。

    （2）座位和布局

    会议室应具有不同的空间布局形式，如礼堂式、剧院式、教学式，以适合不同种类和规模的会议活动。会议室的布局与座位的摆放类型应当一致。

    有时，会议室的使用率很高，同一个会议室常常在一天内有好几个会议，而且间隔很短。这就要求在会议室布置时要考虑到下一个会议的形式，确定布局是否一致，是否有足够的时间来调整。最好能设法把相类似的会议排在一起，使所需要的人力和设备调整时间减到最少。

    （3）会议室家具

    1 桌椅。桌椅的设置特别要符合人类工程学的原理，会议有时会持续很长时间，与会者需要一直集中注意力，因此桌椅要使与会者感到舒适是最重要的。桌子一般的标准高度是60厘米，宽度最好能够随意组合，布置时以座位间隔令人舒适为原则。椅子有扶手椅、折叠椅等各种种类，要根据会议需要的情况来选择合适的高度和样式。

    2 平台。平台使用在不同的场合，特别是为宴会和讲话者升高主席台的位置，其长度可以任意组合，搭建时要注意仔细核查安全规定。

    3 讲台。一般有桌式或地面式讲台。平时要在讲台上准备好照明固定装置和足够长的电线，保证能够接到电源插口。要确保在顶灯关闭的时候讲台照明的电源不会被同时切断。一般来说，永久性主席台允许安置供演讲者直接操纵灯光和视听设备的控制器。而便携式讲台多适用于临时性布置，它只要配有音响系统并能够连接普通电源插口就可以了。

    总的来说，选择会议室家具时要考虑家具的牢固性和耐用性，选择便于操作、便于储藏的家具，不使用时应当摞在一起，防止脆弱的部分暴露出来。还有，为了避免过多的搬运和储藏，最好是购置多用途的会议室家具，比如可拆卸互换大小不同底盘的桌子，有双重高度的折叠台等。

    (4)会议室照明

    会议室照明对于会议的效果和气氛有着很大的影响，大部分新型的会议室都有完善的灯光设备。会议室基本照明设备有射光灯、泛光灯及特殊效果灯，有时还会用舞台灯和聚光灯来突出讲台上某位演讲人。室内灯光的调光器是会议室内必要的装置，可调节光线装置显然要比简单的开关键更适合会议活动的需要。当人们演讲时，通过调光器提供局部照明可以提高屏幕上的画面清晰度。也可以设置头顶暗光灯开关，以便使观众在看清屏幕上投影的同时，能够记笔记。

    照明方面的技术细节应由专业人员负责。会议中心的服务人员也应对灯光设备的使用有足够的使用知识，在每个会议活动开始前一定要做好灯光调试工作。

    （5）会议室空气状况

    与会者集中在会议室的封闭空间内，会议室的空气状况大大影响着人们的健康和心理感受，因此，要时刻保证室内通风良好，空气质量良好。

    一般要求会议室净高不低于4米，小型的不低于3.5米；室内气温一般夏季为24—26度，冬季是16—22度；室内相对湿度夏季不高于60%，冬季不低于35%；室内气流应保持在0.1—0.5米/秒，冬季不大于0.3米/秒。

    （6）其他细节

    会议室的高度会制约投影屏幕的高度，影响放映机的距离和座位安排，在确定天花板高度时不但要考虑其本身的形状，还要考虑到吊灯、装饰物等；会议室墙壁的隔音效果要好；在木质、瓷砖的地面上走动会发出声音造成干扰，因此会议室需要铺地毯；柱子严重影响座位数量与视听设备的设置，如果会议室有柱子，要合理安排座位布局，使它们不至于遮住与会者的视线。

    3.场地管理要注意的问题

    会议中心与展览中心一样需要完善的场地环境管理，尤其是接待国际会议比较多的会议中心，对会议环境的要求很高。会议区域的清洁工作是整个会议中心场地管理的重要组成部分，其具体工作和其他功能区域并无很大的区别。要注意的是，进行会议室清洁时会涉及各种设备，有些是比较精密的设备，因此动作要格外仔细。椅子和桌子等虽然价值不大，但最容易损坏，在布置和收尾时不要只图快而不加小心。当一个会议结束时，应该立即进行收尾工作，清理会议室。因为经常会有潜在客户走过会议区域，不整洁的会议室会给其留下不好的印象。

    另外，要搞好场地管理，会议中心还需要了解许多有关会议组织方决策流程的详细情况。比如，如果接待的是多天的会议，应该尽量安排在同一会场以减少会场方的劳动量，为客人提供具有连贯性的服务。还有，通常会议主办方会要求把会议室以及全部会议设施都预留给他们，至少要留到其活动日程基本排定的时候，但从会议中心方面来说，会议室闲置的状态显然要影响他们的效益。所以，会场方面要与组织者加强沟通，要督促其对活动的要求提出切实可行的计划。

    三、会议中心的常用视听设备如今，各种类型的会议都需要使用视听设备，尤其是国际会议，在视听设备方面的要求更是严格，经验丰富的会议组织者清楚地知道一个会议需要什么设备以及所需设备的特点，而对视听系统了解不深的会议组织者有可能需要会议中心的服务人员提供帮助，所以每一个会议的服务人员至少应该熟悉最基本的视听设备系统。会议室所需的视听设备的种类大致有：

    1.音响设备

    音响设备是大多数会议室都必须配备的。会议中心必须拥有高质量的音响设备，这对于会议的成功是至关重要的。音响系统必须保证演讲者在使用时不出现尖鸣或声音失真等现象，要使所有与会者能够听得清楚。

    麦克风是最普遍的音响设备，一般有微型麦克风、手持麦克风、固定桌面麦克风、落地麦克风、漫游式麦克风等种类，适合不同的需要。在使用各种麦克风时，要确保只从说话人一个方向采集声音，排除从其他方向和麦克风后面来的背景噪音。可以使用表面多孔的挡风，以降低出现吹气声和砰砰声等杂音的可能性。使用无线麦克风最易受到信号干扰，所以应该在移动到的每个部位都做一下试验，以免信号通过临近的扩音器传出。

    扬声器需要被合理地分配到合适的位置，以保证整个会场中没有声音“死点”。当它与投影设备共同使用时，应该与屏幕放置在一处。研究表明，当声音和图像来源于同一方向时，人们的理解力较好。

    在使用多个麦克风时，或者会议过程需要录音时，应设专人控制调音台。调音台能够随时提高或降低每个输入声音的音量，最好把它放置在观众席中，以便调音师能够确切地和观众听到相同的声音。

    2.放映设备

    (1)屏幕。会议中心的屏幕有多种类型，比较常见的有尺寸较大的速折式屏幕，使用的时间较长，而且相对投资较低；还有墙式或天花板式屏幕，可以用钩子或绳子安装在墙壁或天花板上，价格不贵，并且带有金属套管，便于储藏；三角架屏幕可以永久性地装到可以折叠的三角架上，因而可以被放置在任何地方，具备重量轻、便于携带、用途广泛以及价格低等特点，特别适用于小型会议；白色玻璃屏幕宽度很大，可以提供更大角度的稳定亮度，在座位与屏幕形成大角度的小厅室很适用。屏幕的选择要考虑镜头的焦距、放映机的距离等，其大小取决于房间的高度，安放位置、角度等，只有合适，才能保证良好的视觉效果。屏幕摆放有两条原则：5英尺原则和1×6原则。从屏幕底端到地板的最小距离是5英尺，人的座位距离屏幕最近不少于屏幕宽度的一倍，最远不能超过屏幕宽度的6倍。

    (2)幻灯机。如今的幻灯机已经大大改进，通常使用装片盘系统，倒置或者翻转幻灯已经基本被取代了。现代的幻灯机可以用无线遥控装置操作，可以与同步录音带相连，可以用电脑编程制作多影像产品，还可以与分解器同用。但与录像相比，幻灯机的移动能力有限，而且风扇的声音会打扰人。幻灯机镜头通常是4—6倍变焦镜头，但如果是在更远的距离内投影，应该备有更大的镜头。

    (3)背射式投影。这种投影设备的主要优点是观众看不到任何投影设备，不再需要设置过道，使得演讲者能够有更多的活动自由。图像看上去好像不来自任何地方，因此使得演示显得更加戏剧化，效果比较好。其缺点是需要在一个屏幕后有一个几乎是全黑的投影区。如果屏幕后空间有限，则需要一个更昂贵的广角镜头。

    (4)电影放映机。它拥有全动感能力以及优秀的颜色演示效果，可用于投影大的、高质量的影像。但是其内置音响效果通常不太好，在较大的会议室中，需要与原有的音响系统或一个独立的、辅助性的音响系统连接起来，以获取更清晰的声音效果。从一个较远的距离投影时，需要使用较高强度的灯泡。另外，尽管有些电影放映机有自动装片系统，但还是要配备操作人员将胶片放入机器内。

    (5)高射投影仪。在会议室中，高射投影仪的需求量一般比较大，其相对价格较低，很少出现故障，而且可以在亮的房间里使用。其使用的透明胶片可以在复印机上迅速复印，使用简便。使用高射投影仪时，演讲者无需看屏幕上被投影的影像。他可以看着投影仪上的片子，这与观众看到的完全一样。这样他就能面对观众并保持目光交流，以便能激发观众的反应。在演示过程中，演讲者可以通过在透明胶片上做标记来控制演示。这种设备的缺点是内置式风扇的噪音会成为干扰因素，而且其再现的颜色有限。

    （6）录像投影仪。除了人数很少的会议外，看录像带都必须使用录像投影仪。录像投影仪的优点是有立即重播的能力，拥有全动感和色彩，可以用录像展示电脑上的信息，但是设备比较昂贵。录像设备要特别注意兼容问题。尤其是在国际会议场合，很多演讲者来自国外，而各国的录像带标准都常常不同。

    （7）VCD/LCD/DVD机。用于放映光盘，其功能可以取代录像机。这些设备自身体积小，操作方便，使用的光盘体积小，但却可以压缩大量的图文、声像信息，清晰保真，价格也不贵。

    （8）电视机。在极端的小型会议情况下可以使用。会议中心应配备完善的卫星及有线电视系统，能够接收主要省市有线台的节目信号及涉外卫星电视节目。在多功能厅、会议室、大堂、门厅等处都要预留向中控室转输视频信号的通道。

    3.特殊视听设备

    (1)同声传译。同声传译是目前国际上普遍采用的译音方式。除了红外线译音之外，有时也使用有线译音和无线译音。一般而言，口译员在隔音的小隔间将演讲者所说的内容通过无线耳机翻译给与会人员。同声传译使与会人员在某个特定范围内能听到他们自己的语言，并且能够在不同语言之间来回选择。随着会议活动越来越国际化，会议中心提供同声传译是必需的。尽管同声传译在设备(隔音的小隔间、耳机、天线或红外线发射器)和人员（口译员、技术员）方面成本都很高，但随着国际会议的不断增长，更多的会议主办方会需要这种服务，有能力提供这种服务的会议中心会在这个利润丰厚的市场上赢得更多的市场份额。

    (2)多媒体投影仪。它是一种可以与电脑连接，将电脑中的图像或文字资料直接投影到银幕上的仪器。其特点是：一方面，无需将电脑中的资料打印出来制成幻灯、胶片等，节约成本，减少中间环节，使用快捷；另一方面，具有动感，需要修改或强调时直接用电脑操作，观众立即可以看见。多媒体投影仪体积小，搬运、安装、储藏都很方便，它的应用在某种程度上已经可以代替传统的幻灯机、投影仪、白板、录像机等，能够减少投资，并使对客服务更快捷。但是要使用它，必须要有与之相匹配的投影银幕和电脑设备。在会议开始之前一定要做好电脑的连接以及与银幕的距离调试等工作，保证投影效果清晰不变形。

    4.其他演示设备

    (1)配套挂图和黑板。这些设备价格低廉，占据很少的座位空间，对“头脑风暴法”和培训会议很理想。但是其使用只能局限于很少的观众，并且常常容易变得脏乱不堪。

    (2)白板。与粉笔板相比，白板更为清洁和方便。它既可用作即席的投影屏幕，又可用于演示，便于随时阅读和改写；电子白板更为方便，它能重现书写或放映的所有内容，便于复制，避免了大量记笔记给与会者造成的注意力干扰；双向电子黑板是白板的另一技术进步，它能将书写在上面的资料通过电话线发送给另一张板。

    (3)电视大幕墙。它适用于大型会议，演示的图像大而且十分清晰，色彩鲜艳，声音效果好，具有质感，还能同步播放现场会议情况。但它只是一个扩大的电视屏幕，体积庞大，安装和搬运不方便。不过随着科技的发展，如今的电视大幕墙渐渐趋薄，重量减轻，功能逐步增加。

    (4)视频点播系统。其主要功能是通过局域网在会议中心各主要空间(如国际会议厅、多功能厅等)举行的各种国内、国际会议及集会上，提供视频资料及节目的实时点播和直播；还可以在主要公共空间摆放的触摸屏上实现视频节目的点播(如可点播MTV、产品介绍、企业电视广告片及其他音像资料等)。

    (5)可视电话会议。可视电话会议能够提供全动感、面对面的网络工作，是最为昂贵和复杂的电话会议。它通过开发电脑、电视和电话功能并使之互相匹配来同时传输声音、数据和图像，能够将彼此距离很远的多个会议室连接起来，实现“面对面”的交谈，适合于召开各种会议和现场交流。设置这一设备系统需要购买或租用卫星上的行链路系统，尽管这个过程需要大量的投资，但是很多会议中心还是认为值得。因为电话会议能够成为昂贵的旅行和住宿的可行替代品，他们预期此项投资能带来比较大的收益。

    以上列举的都是会议中心现在应用比较广泛的视听设备。现代化会议中心的发展和竞争能力的提高，依赖于高科技视听设备的应用。现在各种先进视听设备更新换代极快，要最大限度地满足客户需求，就必须在合理分析的基础上不断投入，实现设备的升级更新。

    四、会议中心设施设备系统管理会议中心为会议活动及围绕会议的其他活动提供多种多样的服务，这必须依托于整个设施设备系统的运作。会议中心的设施设备可以按照功能大致分为以下几类： （1）生活服务设备：照明、空调、给水排水、制冷、清洁设备等； （2）会议设备：视听、通讯、办公设备等； （3）能源设备：变配电设备、应急发电设备等； （4）娱乐设备：健身设备、按摩设备等； （5）美化环境设备：如地毯洗涤机等； （6）消防保安设备：如消防栓等； （7）交通运载设备：电梯、车辆。

    会议中心设施设备系统的管理主要包括以下管理要点：

    1.会展中心设施设备的前期管理

    设施设备的前期管理是从设备规划、选型、订购、安装到完全投入运行这一阶段的全部管理工作，它是整个设施设备管理中的重要组成部分，将决定设备的技术水平和系统功能，大大影响设备寿命周期费用。认真做好设备前期管理工作，可以为设备日后的使用、维护、更新等工作奠定良好的基础。前期管理工作中要注意加强市场调研，在科学的可行性论证基础上作出规划决策。设备选择的标准主要有：

    (1)适用性。设备的选择首先要考虑能否适应当前市场的需要，能否满足客人会议活动和其他活动的要求。选择时要有超前意识，设备的性能要先进。设备单机要与整个设备系统配套，以便进行技术管理，要注意技术上的兼容性。

    (2)经济性。选择设备要考虑投资预算，考虑设备的价格、能源消耗、维修费用等因素。

    (3)安全性。设备安全与否，直接关系到会议中心所有人员的人身安全，关系到会议中心的声誉和效益，所以选择设施设备时要考虑是否装有防止事故发生的各种装置。

    (4)方便性。设备的使用要灵活方便，适应不同的工作条件和环境，能减轻操作者的劳动强度；供客人使用的设备更要强调易于使用和易于修理。

    (5)美观性。设施要注重格调和文化内涵，而不必一味追求高档。

    （6）环保性。设备的噪声和排放的有害物质会危害人体健康和污染环境，应该严格按照环保标准来选择设备，对某些设备要求附带有消声装置，有些要配以相应的净污附属设备等。

    在设施设备的选择设置中，会议中心必须要重视与设备生产厂家的联系和沟通。没有一个设备清单和价格计划适用于所有的会议中心，各个部门需要设备的数量和种类也都是不同的。加强与设备供应方的沟通，有助于针对实际需要选择恰当的产品，也有助于获得技术支持。

    会议中心还特别应该与当地的视听设备供应商或服务机构建立良好的工作关系。因为有些视听设备非常昂贵，或使用率极低，或保养和维修设备的成本非常高，或更新换代速度太快，都可以适当考虑利用外部租赁的方式来节约成本。不过，拥有自己的设备，可以避免出现设备短缺的状况，也便于更好地控制设备的质量，而且不必将利润让给外部公司。

    2.会议中心设施设备的运行管理

    要搞好运行期的管理，不仅需要具有较高专业技术技能的工作人员，还必须要有一套严格的管理方法和科学的检修、养护计划。具体来说：

    第一，保持设备的正常运转，充分发挥其效能，必须合理地使用各项设备，合理地安排工作量负荷。

    第二，必须为设备提供良好的工作环境，设备场地要保持整洁，安装必要的防护、降温等装置，对精密的仪器设备要设立单独的工作间，设置专门的温度、湿度、防震等条件。

    第三，加强对运行操作人员的规范化管理，严禁违章操作。

    此外，在设施设备的使用上，还要注意对客人提供必要的指导服务。这要求会议销售和服务的每个人都应该了解会议所需的设备，熟悉它们的使用要点。

    3.会议中心设施设备的存储管理

    会议中心对自己设备的存放位置和储藏应该有严格的控制。由于设备的数量多，种类广，制定一套完善的设备申领程序是十分必要的。平时还要定期清点仓储，不用的物品要锁存起来。对于会议区域而言，应该划出适当的专门储藏空间来存放会议室家具，太小或不易进出的储藏空间会缩短用具的使用寿命。

    4.会议中心设施设备的维修保养

    设施设备投入运营后，其效用得以发挥，但在日复一日的使用中会不断地耗损，如果不加以科学的维修保养管理，迟早会影响它们的正常使用。维护保养的基本内容有：清洁、安全、整齐、润滑、防腐。

    在设施设备的维修保养管理上，最重要的是始终要坚持计划内维修为主的理念，平时通过有计划的维护、检查和修理，尽量减少发生设备突然损坏的情况，以避免引起停业或紧急抢修的情况。

    另外，要搞好备件管理，做到备件采购安排恰当，库存合理。这样一方面可以保证设备使用和服务提供的连续性；另一方面，有利于缩短设备修理的时间，降低维修费用。例如，平时应该为幻灯机、电影放映机、录像投影仪或高射投影仪备妥备用灯。如果会议室没有安装跳闸设备，应该备好保险丝。

    5.会议中心设施设备的更新改造

    设备能耗过大，或造成环境污染严重，或损坏严重导致修理费用昂贵等情况下都应考虑报废。设备的更新改造，是以经济效果上优化的、技术先进可靠的新设备来替换，或者采用先进的科学技术成果来改变现有设备的落后技术性能。

    总的来说，会议中心的设施设备系统管理需要从各种设备的规划、选购、验收、安装，经过使用、维护、保养、修理，直到改造、报废、更新为止，进行全过程的系列管理活动。其目的是正确地使用、精心地维护好设备，使设备始终处于良好的运行状态，以创造最佳的服务质量和最高的经济效益。

    案例：广州国际会展中心

    资料来源：广州国际会展中心位于广州市海珠区的琶洲岛。它东临琶洲塔公园，西邻体育健身公园和华南快速路，南接新港东路和万亩生态园，北朝滨江环岛路和珠江。作为广州市新的城市标志性建筑，它集会议、展览、商务洽谈等功能于一体，并兼具展示、演示和宴会等功能。会展中心总规划用地92万平方米，是广交会现址的两倍多，也是目前亚洲第一、世界第二大会展中心。

    工程分两期建设，一期工程是主体部分，二期是配套部分。首期工程总用地面积为43万平方米，建筑占地面积12.8万平方米。首期投资40亿元，整个会展中心按照错落的分布累计起来高6层。会展中心外形为流线型的金属钢架结构，主体建筑被一条宽40米、长近450米的散步道分为南北两部分，快餐等服务设施均设于散步道内。16个展厅分别位于散步道两侧的三层楼中。“北低逐渐南高”的流线型设计体现出“飘”的动态意念和风格，在屋顶的设计上颇显超凡脱俗，十几块弧形的屋顶呈波浪曲线浮动，适应了琶洲和珠江的地形变化，显得与整个周边环境非常协调。

    广州国际会展中心先进的建筑技术创下了两项“世界第一”：单体展馆面积世界最大和钢横架跨度世界最长。而且，其智能、通风、交通等几大系统，都体现了当今世界的先进水平。会展中心的展厅主要集中在一层和二层，每个展厅大约有11340平方米。为了适应该庞大工程的稳定性，设计荷载首层展厅为5吨/平方米，二层展厅为1.5吨/平方米。首层展厅有12根椭圆形大柱子，高13米，粗至要三人合抱才行。首层的最大特点是“壮实”，承重能力特强，在此举办重型机械展，绰绰有余。二层展厅为无柱大空间，长130米、宽90米、高23米的大厅内居然没有一根柱子，视线完全不受限制，非常舒适。在此举办国际帆船展是再合适不过了。这么大的展厅能够做到没有一根柱子，主要归功于屋顶强大的钢结构梁，6个大跨度预应力张弦梁钢管桁架支撑着展厅顶部，每个长达126.6米，是世界上跨度最大的钢横架，总用钢量达到15000吨。

    广州国际会展中心是高科技、智能化、生态化完美结合的现代建筑，多项配套设施都是按当今国际一流标准设计的。空调采用先进的定风量低速诱导风系统，玻璃幕墙有防辐射、保温和隔热等功能。屋面是虹吸式雨水排放系统，既不破坏屋面的整体建筑效果，又保证了雨水的及时收集和排放。会展中心的智能、通风等几大系统，也都是世界一流的。展厅的顶部则有数排巨大的圆孔，分东西或南北方向互相对应，担负着庞大展厅的空气调节和送风功能。由于采用了整体送风方式，送风口设计得也异常巨大，而且形成对流，与以往的局部送风方式相比，可以减轻建筑群内冷却机、空调机等的运行负担，大大节约成本。

    人性化是广州国际会展中心的又一大特色，连厕所的颜色都可体现出来。这里的男厕所是浅绿灰色，女厕所是粉红色，界限分明而又有趣致。在厕所的墙壁上还装有液晶显示的室温调节装置。另外，展厅也根据所处楼层的不同，其顶部内外侧墙面漆上了蓝、红等不同颜色，层次分明而又活泼。

    会展中心西面的体育健身公园、北面的亲水公园和南面的万亩生态园三个主题公园初具规模。作为会展中心的重要配套设施，这三大主题公园，让市民和参展商家从泛着金属光泽的城市化味道极浓的会展中心主体建筑中回归到朴实自然生态的田园怀抱里。

    东西向的珠江散步道是一条风情万种的人行道，透过北面的玻璃幕墙，珠江秀色尽在眼前。南北向的终端散步道，外形十分优雅动人，犹如一把伸向珠江的竖琴。北面的临江广场栽了大树，装了灯饰，适合市民夏夜纳凉闲游，也可举办大型露天晚会。在会展中心的南侧和东侧还预留了数块地皮，建设诸如博物馆、酒店、公寓、商务服务中心等配套服务设施。

    思考：如何看待广州国际会展中心的现代化特点？

    复习思考题：

    1.会展中心场馆与设施设备管理的主要内容有哪些?

    2.现代化展览中心的特征主要有哪些？

    3.展览场馆主要有哪三种管理体制？

    4.展览中心的内部布局规划有哪些内容？

    5.展览中心场馆规划的理念有哪些？

    6.展览场馆环境管理的内容主要有哪些?

    7.会议中心大致可以分为哪几种类型？

    8.搞好会议设施设备运行前期管理要做到哪几点？